Scribe for Documents

Scribe beschikt over een instellingenpaneel waarmee u diverse aanpassingen aan documentcorrecties kunt doorvoeren, evenals een organisatiepagina voor het beheer van de leden binnen uw organisatie.

Documentstandaarden

Op de pagina Documentstandaarden, te vinden onder het menu Instellingen, kunt u algemene standaardinstellingen instellen die voor alle herstelbewerkingen gelden. Deze omvatten:

Bewaartermijn documenten

Dit kan worden ingesteld op een waarde tussen 1 en 30 dagen, of op onbepaalde tijd als er een actief abonnement is.

• Houd er rekening mee dat, met uitzondering van de instelling ‘voor onbepaalde tijd’, deze wijziging in de instellingen zowel van invloed is op huidige als toekomstige uploads.
  • Als u een document uploadt met een bewaartermijn van 30 dagen en vervolgens op dag 16 van de levensduur van dat document de bewaartermijn instelt op 15 dagen, wordt dat document voortijdig verwijderd zodra de instelling is opgeslagen.
  • Aan de andere kant, als u een document uploadt met een bewaartermijn van 15 dagen en later de bewaartermijn instelt op een langere waarde, dan blijft dat document online tot de nieuw geconfigureerde vervaldatum.
  • Mocht uw abonnement verlopen, dan bewaart Scribe alle documenten die zijn geüpload met een onbepaalde bewaartermijn gedurende een periode van 90 dagen na beëindiging van het abonnement. Scribe stuurt u zowel 30 als 60 dagen na beëindiging van het abonnement een e-mail om u hiervan op de hoogte te stellen. Als u uw abonnement binnen de periode van 90 dagen opnieuw activeert, wordt de aftelling onmiddellijk beëindigd, waardoor de bewaartermijn van uw documenten weer onbeperkt wordt.
• Als uw account bij een organisatie hoort, zal Scribe u informeren over de waarde die momenteel is ingesteld en u verzoeken contact op te nemen met uw organisatiebeheerder als u dit wilt wijzigen.

Grote letters

Met deze schakelaar kunt u bepalen of documenten standaard worden geconverteerd naar grote letters.

Afbeeldingsbeschrijvingen toevoegen

Deze schakelaar bepaalt of Scribe al dan niet probeert alt-tekst voor afbeeldingen te genereren.

Wiskundige notatie verwerken (Beta)

Deze schakelaar bepaalt of wiskundige notatie standaard wordt verwerkt en geconverteerd.

Taal

Hiermee stelt u de voorkeurstaal voor documenten in. Scribe probeert de taal automatisch te detecteren, tenzij er specifiek een taal is gekozen.

Voorkeuren voor tekst-naar-spraak

Deze worden voor alle talen onthouden. Beschikbare instellingen zijn onder meer:

• Geslacht (wordt weergegeven wanneer de taal is ingesteld op Automatisch detecteren)
• Dialect
• Standaardstem (er is een voorbeeldknop beschikbaar)
• Standaardsnelheid

Braille-opties

Deze opties bepalen het standaardgedrag voor Braille-opmaak. Beschikbare instellingen zijn onder meer:

• Braille-vertaaltabel
• Braille-cellen per regel (papierbreedte)
• Een schakelaar voor het opsplitsen van Braille in pagina’s
  • De instelling “Braille-regels per pagina” verschijnt als deze optie is geselecteerd.

Organisatie-instellingen (Enterprise)

Als u de knop “Organisatie” in de navigatiebalk van het dashboard activeert, verschijnt er een menu met opties met betrekking tot ledenbeheer en organisatiebrede documentstandaarden.

Leden van de organisatie beheren

Op de pagina “Leden” worden alle leden van uw organisatie weergegeven. De rol, afdeling en naam van alle leden kunnen worden gewijzigd, en elk lid kan worden gedeactiveerd of uit de organisatie worden verwijderd, met uitzondering van de eigenaar van de organisatie. Houd er rekening mee dat het deactiveren van een lid ervoor zorgt dat zijn of haar account niet meer bruikbaar is, terwijl het record behouden blijft.

Leden toevoegen

Leden toevoegen is heel eenvoudig: voer hun e-mailadres in, selecteer hun rol (gebruiker of beheerder), voer eventueel hun naam in en selecteer hun afdeling als die is aangemaakt. Als u meerdere leden wilt toevoegen, kunt u het bewerkingsveld “Leden” gebruiken om een bulktoevoeging uit te voeren. Dit bewerkingsveld accepteert meerdere regels tekst, zodat u de gegevens van elk lid op een aparte regel kunt invoeren. Op elke regel kunt u ofwel een enkel e-mailadres invoeren, ofwel een e-mailadres en een naam in de volgende indeling:
email@example.com John Doe

Zodra u klaar bent, klikt u op de knop “Toevoegen”.

Afdelingen

Met afdelingen kunt u leden indelen volgens de verschillende groepen binnen uw organisatie.

Om een afdeling toe te voegen, voert u de naam in het bewerkingsveld “Naam” in onder het kopje “Afdeling aanmaken”.

Ledengegevens exporteren

De ledenlijst van uw organisatie kan worden geëxporteerd als een CSV-bestand. Om de export te downloaden:

1. Kies het veldscheidingsteken waarmee de kolommen van het bestand worden gescheiden. De beschikbare opties zijn:
   • komma
   • puntkomma
   • tabulator

Documentbewaring

Op de pagina ‘Documentbewaring’ onder het menu ‘Organisatie’ kunt u instellen hoe lang Scribe documenten bewaart die door leden binnen uw organisatie zijn geüpload. Op deze pagina kunt u een waarde instellen tussen 1 en 30 dagen.

Opmerkingen

Houd er rekening mee dat het momenteel voor een bedrijfsorganisatie niet mogelijk is om de waarde op onbepaald te zetten.